SÜLEYMAN ÇETİNOĞLU
Kolektif Çalışmanın Gereği…
Kolektif bilincin çözebileceği problemleri ferdi çabalarla çözemezsiniz. Dünyada her işte bir kolektif çalışmaya, şirketleşmeye gidiliyor. Bireysellik eskisi kadar önem arz etmiyor. Artık bireysellik ortadan kayboluyor. Bireysel akıldan ziyade kolektif akıl önemli. Takım ruhu önemli. (Toplam Kalite Yönteminin de özünde bu var zaten.)
- Hazırlık
Biz eğitimciler ortak hedefleri, ortak sorunları olan kişileriz. Herkes bir çeşit aracın teknik servisliğini yaparken bizler belki 125 çeşit aracın teknik servisliğini yapıyoruz.
Usul asıldan önce geliyor. Eğer kurum yöneticisinin aceleciliği yoksa ortaya çıkacak sonuçtan ileriye dönük bir verimlilik, bir kazanım bekliyorsa, toplantı öncesinde basamaklar halinde öncelikle şu ön çalışmaları yapmalı. (Ancak bunları ideal bir toplantının olmazsa olmazları şeklinde de algılamamak lazım.)
a. Toplantıda ele alınacak mevzular iyi incelenmeli, konular tasnif edilmeli. Tasnif edilen bu konular ilgili branşlara önceden (toplantının özelliğine ve içeriğine göre en azından birkaç gün öncesinden) verilmeli ki, ilgili öğretmenler çalışmalara erkenden başlayabilsin.
b. Bu branşlardan toplantı öncesi yapılan hazırlık çalışmalarına dair belli standartlarda yazılı görüşler alınmalı.
c. Bu görüşler neticesinde elde edilen veriler toplantıya katılacak diğer öğretmenlere önceden gönderilmeli. Bu öğretmenlerden eleştiriler alınmalı.
d. Bu tenkitler doğrultusunda toplantı sırasında tartışılacak mevzuular yöneticiler tarafından olgunlaştırılmalı.
e. Olgunlaştırılan bu konular neticesinde gündem maddeleri belirlenmeli.
f. Toplantı gündem maddelerine öğretmenlerin başarı adına ulaşamayacağı yüksek standartlar koyulmamalıdır.
g. Sufyan-ı Servi, “En iyi sultanlar, alimlerle düşüp kalkanlardır.” der. Toplantıyı organize eden yöneticiler, özellikle tecrübeli öğretmenlerin görüşlerini alarak gündem maddelerini hazırlamalıdır. Onların önerilerini hiç hatırdan çıkarmamalı, görüşlerini göz ardı etmemelidir. Çünkü insanın deneyimleri hayatını şekillendiriyor. Bu tip öğretmenler daha sağlıklı yönlendirmeler yapabiliyor.
Bazıları için ütopik, belki de çok uzun bir alternatif bu. Ancak bu işlem basamakları çok uzun bir yol gibi değerlendirilmemelidir. Şayet bu tarz bir yol izlendiği takdirde;
a. Hazırlık yapılmadan organize edilen toplantılarda katılımcılardan gelebilecek, “Bizim dışımızda, bizim görüşlerimiz alınmadan hazırlanan gündem başlıkları için acaba birilerine alet mi oluyoruz? Acaba kullanılıyor muyuz?” şeklindeki şüphelerin önüne geçilir.
b. Önceden belirlenen “konu başlıkları” hakkında katılımcılara konuşma hakkı vermekle katılımcıların özgürlüklerinin sınırlandırılmış gibi bir psikoloji içerisine girmeleri de engellenir.
c. Kafa karışıklıklarının önüne de geçilir.
d. Herkes toplantıya belli bir katkı yapacağından, elde edilecek sonuçlara da herkes gönülden bağlı kalacaktır.
e. İlgili birimlere danışılarak oluşturulmuş müşterek değerlendirmeler sonucu alınan kararlar, demokratik biçimde tartışılır ve sorumluların fikir birliği ile sonuçlandırılır.
Bütün bunlardan sonra iyi bir toplantıda şu akıldan çıkarılmamalıdır: Toplantı her zaman yapılan/yapılacak işlerin ve alınan kararların sorumluluğu ile izah edilemez. Yapılamayan işlerin ve alınamayan kararların mesuliyeti bazen daha büyüktür. Bu nedenle, iyi düşünülmeden, planlanmadan yapılan bir toplantıda ortaya çıkan neticeler uygulamaya konulduğu takdirde, akabinde yeni toplantılara ihtiyaç gösterecektir. Bunun yanında daha en temel konularda bile fikir birliğinde bulunamamış bir heyetin okuldaki eğitim durumuna yönelik problemlerin çözümü yönünde beklenen sonuçları üretmesini beklemek pek sağlıklı olmasa gerektir.
2.Uygulama:
“En iyinin yaptığı yanlış, yanlışların en büyüğüdür. En iyinin yaptığı bozukluk, bozukluğun en kötüsüdür.”
Toplantı ihtiyaç doğrultusunda, ihtiyaç duyulduğu zaman yapılmalı. Olur olmaz toplantı düzenlenmemeli.
Toplantı süresi katılımcı öğretmenlerde bıkkınlık oluşturmamalı, onları rahatsız edici olmamalı. Malayani şeylerle, gereksiz konuşmalarla öğretmenlerin vakitleri boşa harcanılmamalı. Toplantıda güçlü bir sekretarya olmalı. Gündem yoğun olmamalı. Kısa ve öz olmalı. Unutkanlığın önlenmesi için alınan her karar, üyeler tarafından da not alınmalı.
İdarecilerin Fikrini Onaylattığı Yer Olmamalı…
Toplantı kararlarını uygulama konumunda olanlar genellikle öğretmenler olduğu için, toplantıyı öğretmenler açısından ele almak gerekiyor. Bu nedenle toplantıda talimat değil, mütalaa olmalı. Herkes konuşmalı. Madem talimat olacaksa, toplantı neden tertip ediliyor? Hangi amaçla yapılıyor? Toplantı katılımcılarda, “Acaba bu toplantı okul idarecilerinin başkalarına fikrini tasdik ettirdiği yer mi?” şüphesi oluşturmamalı.
Öğretmen açısından bakıldığında bunun yanında; duyguları ifade etmemek, belli durumlarda suskun kalmak, yapılan haksızlıklara boyun eğmek, yeni haksızlıkları olduğu kadar birçok sağlık sorununu da beraberinde getirir. Zira suskun kalmak, çoğu zaman mevcut durumdan memnuniyet şeklinde anlaşılıyor. Sürekli ihtiyaçlarını erteleyen birey, ruh ve beden sağlığını kaybetmeye de başlıyor.
Şayet okulda idareciler, kendilerini öğretmenden gelecek bilgi akışına açık tutmazlarsa, öğretmen de okulla ilgili problemleri dile getir(e)mez. Bu nedenle okul idarecileri öğretmenlere karşı uygun davranışlar geliştirmeli. Öğretmenden gelecek bilgi akışına açık olmalı. Onlardan gelecek teklif ve önerileri değerlendirmeli. Bilgi sahibi olunmayan, ilk bakışta mantıksız görünen fikre tepki göstermek yerine konunun ayrıntılı anlatılması, örneklendirilmesi istenmelidir. Böyle bir tutum ister toplantıda olsun, iterse diğer ortamlarda olsun daha sağlıklı kararların alınmasını sağlar.
Söylediğinizin sorumluluğunu alın.
Özürler, söylediğiniz ya da yaptığınızdan pişmanlık duyduğunuz zamanlar içindir.
Kendi içinde ve kendi içimizde aslı itibarıyla problem olmayan; ama problem haline getirdiğimiz bazı konularımız var bizim ve biz, bu konular üzerinde serbest biçimde düşünmekten, konuşmaktan çekiniyoruz. İşin aslı, bu çekingen tavır, mezkur konuları daha problemli hale getiriyor; getiriyor, ama biz bunun dahi tam anlamıyla farkında değiliz.
Burada yapılacak şey aslında bellidir; sorunlarla yüzleşmek. İçinde yaşadığımız gerçeklerle yüzleşmekten kaçınmamalıyız. Sorunlarla yüzleşmenin peşi sıra yapılacak şey; çözümü değişmeyen evrensel değerlerle onların tarihî süreçteki formlarına bir bütün olarak bakmaktan geçer. (Kurucan) Özellikli konular gelişigüzel tartışılmaz. Hatta bilinen anlamıyla hiç tartışılmamalı, gerekiyorsa bilgili, dikkatli, sabırlı ve samimi bir üslupla konuşulmalı, müzakere edilmeli. (Selim)
Bu durumu engelleyen bir takım etmenler var:
1.Okul yöneticisinin tartışılan konularda öğretmenlerin fikir ve görüşlerini dinlemek yerine, öncelikle kendi düşüncelerini açıklama ihtiyacı hissetmeleri. İfade edilmesi engellenen en masum fikir ve talepler bile, uzun vadede çözümsüz problemler haline gelebilir. Otorite tarafından bugünü kurtarmak amacıyla yapılan her müdahale, aslında mevcut problemleri katlanmış olarak gelecek nesillere aktarmaktan başka bir işe yaramaz. (Ayvazoğlu)
- Öğretmenler herhangi bir konuda bilgisizliğinin ve yetersizliğinin açığa çıkma ihtimali düşüncesiyle, çekinmeden okul idarecisine soru soramaması.
- Alttan bir fikir kabul görmüyor. Ancak üstten geldiği zaman hemen kabul görüyor. Özellikle göreve yeni başlayan ve diğer öğretmenlere göre hizmet süreleri daha az olan öğretmenlerin, sahip oldukları bilgilerin yöneticiler tarafından karşılıklı olarak paylaşılmak istenmemesinin doğurduğu karşılıklı saygı eksikliği buna zemin hazırlıyor. Kim bilir bizler belki de nice kabiliyetli insanların duygu ve düşüncelerini ifade etmelerine fırsat vermeyip kendimize ne kayıplar yaşatıyor ve nice istidatların körelip gitmesine sebebiyet veriyoruz. Kim bilir yanımızda ne istidatlar körelip gitmiştir de inkişaf etme imkanı bulamamıştır.(Kürsü)
İşte, işleyen süreçte özellikle bu tür öğretmenlere okul idarecileri daha yapıcı ve geliştirici bir yaklaşım sergilemeli.
Bununla birlikte öğretmen, özellikle toplantı için önceden yapmış olduğu hazırlıklara dayanarak görüşlerini açıkça ortaya koyabilmeli. Katılmadığı kararlarda toplantıya katılanları ikna etmeye çalışmalı. Tutanaklara ‘muhalefet şerhi’ düşmesini bilmeli. Ancak çoğunluğun aldığı kararların da uygulanmasına yardımcı olmalı.
Toplantıda İş Kalemleri Çıkarılmalı…
Toplantıda işler kalemler halinde düzenlenmeli. Her iş için (kıymetine ve özelliğine göre) ne kadar personele, ne kadar süreye, ne kadar fona (ödenek varsa) gereksinim duyduğu belirlenmeli.
Tali bir meseleden başlarsanız geri döneceğinizi bilmelisiniz. Asıl meselelerinizi hallettikten sonra ona bağlı küçük meselelerinizin halli için stratejiler üretmelisiniz. Her iş kalemine, önemine ve lüzumuna göre değerlendirilmeli. Ama her birimin işine önem verilmeli. Eğer önemsiz olsaydı, o birim kurulmaz, o birimle ilgili konular da gündeme alınmazdı.
Görev Taksimi Yapılmalı…
“Sorumluluk dağıtmanın kuralı, herkese kendi yetenekleri doğrultusunda sorumluluk vermektir.” (Zhang YU)
Temsili öykü herkes, birisi, herhangi biri ve hiç kimse adlı dört kişi hakkında.
Bir gün ortada yapılması gereken önemli ama çok basit bir iş vardı. Herkes bu işi birisinin rahatlıkla yapacağından, yapabileceğinden emindi. Bu iş o kadar kolaydı ki, onu sıradan herhangi biri yapabilirdi. Ama herkes herhangi birinin bu işi yapabileceğini düşündüğü için olsa gerek ki, hiç kimse bu işi yapmadı.
Birisi buna çok kızdı. Çünkü bu iş herkesi ilgilendiriyordu. Ama hiç kimse bu işi herkesin yap(a)mayacağını düşünemedi. Böylelikle sonunda sıradan herhangi birinin yapabileceği herkesi ilgilendiren o basit iş hiç kimse tarafından yapılmadığı için herkes birisini suçladı.
Her iş için muhakkak görevlendirme yapılmalı. İş ortada bırakılmamalı. Bir iş yapılacaksa onu mutlaka birilerinin yapması gerekiyor. Önemli olan herkesin doğasına uygun bir iş bölümünün ortaya konulması. Bir insana başaramayacağı bir iş verir de tekrar başarısızlığından dolayı alırsanız o insanı kaybetmiş sayılırsınız. Bir insana sonuna kadar yapabileceği bir verilmelidir. (P. Günlüğü)
Toplantı sonucunda her iş bir katılımcıya görev olarak verilmeli. Burada etki-yetki meselesi devreye giriyor. Görev verilen kişinin önü açılmalı, moral verilmeli, ancak sorumluluk verilince bir o kadar da yetki verilmeli. Yetki olmayınca yeterince etki de olmuyor. Ancak etkisi olmayan yetkiler de zamanla tepki doğuruyor. Yetki devretmesi kisvesi altında, istemediğiniz işleri başkasına yüklemek de insanların motivasyonunu kırar.
Yönetici yetkisini, lider etkisini kullanır. Okulu ‘müdür’ yönetir, düşüncesinden hareketle, kurum yöneticisi enerjisini biraz da bunun için kullanmalıdır.
Ortak Bir Zemin Oluşturulmalı…
Sözün kötüsü muğlak olanıdır. Çoğunlukla muhatabı, içeriği ve maksadı belli değildir. Hiç kimseyi hedef almadığı gibi, herkesi de zan altında bırakabilir.
Karar öncesi belli duygu merkezlerinin uyarılmasının insanların kararlarını nasıl etkilediği, dolayısıyla toplantı sonucunda otaya çıkacak sonucu ne yönde etkilediğinin incelendiği birçok araştırmada sonuçlar özetle şu şekilde:
1.Dostluk, fedakârlık, saadet, adalet, sevinç, iyilik ve ümit gibi olumlu kelime gruplarının; üzüntü, intikam, stres ceza, bencillik gibi olumsuz kelime gruplarına göre toplantı sonucunu pozitif yönde etkilediği ve toplantının öneminin daha iyi anlaşılmasına aracı olduğunu ortaya koyuyor. Bu nedenle toplantıda demokratik ortam korunmalı. Konular her boyutu ile konuşulmalı.
2.Buna karşın, toplantılarda kabiliyetli, yetenekli ancak başkalarına itimat etmeyen/edemeyen katılımcılarla; kabiliyetsiz ve yeteneksiz, ancak başkalarına itimat eden, aşırı güvenen uçtaki iki tip katılımcı grubu ortak bir zeminde buluşamıyor. Bu da toplantılardan elde edilecek neticeyi negatif yönde etkiliyor. Bu tip katılımcıları, ne yapıp edip ortak paydada birleştirmeye gayret edilmeli.
- Hata etmeden doğrulara yaklaşılmaz. Hata hepimiz içindir. Ama bile bile yapılan, bile bile savunulan hatalar, çeşitli gerekçelere göre doğru olduğuna gizlice inanılan hata kurnazlıkları ve hileleri; aslen hata değil sapmadır, tutarsızlıktır. Bile bile yapılan hataların ardında, bilmeden yapılan hataların doğurduğu yanılgılar vardır. (Selim) Problem olacaklarla problem olacak konular konuşulmamalı. Toplantı sırasında konuları farklı konumlara çekerek, konuların meşru zeminlerde tartışılmasına engel olmak ve böylece konunun özünü yitirilmesine neden olmak amacıyla aşırı sivrilen öğretmenlere tavır sergilenmeli. Yalnız, tavır tavırdan anlayan öğretmene gösterilmeli. Tavırdan anlamayanlar ise nazik bir şekilde uyarılmalı. Azarlanmamalı. Katılımcılarda azarlanmışlık psikolojisi oluşturulmamalı.
4.Toplantıya öğretmenlerin kendi yaşantılarından bir şeyler ilave etmeleri sağlanmalı ki, hedeflerden beklenen semereler alınabilsin. İnsanlar istişare ile ve ayrıntılara inerek planladıklarının %80’ini, kafalarından tasarladıklarının %30’unu gerçekleştiriyorlar. Bu yapılmazsa yapılan toplantıda verimlilik elde edilmesi güçleşmekte.
- Doğuştan getirdiğimiz din, dil ve etnik köken gibi farklılıklar zenginliğimiz. Ama asıl zenginliğimiz sonradan kazandığımız, ürettiğimiz farklılıklar, yani fikirlerimiz. (Korucu). Toplantılarda üretilen her düşünce kabul edilmese de dikkate alınarak değerlendirilmelidir. Bir görüşün ve teklifin reddi veya kabulü değil, hangi gerekçeyle ve nasıl bir niyetle reddedildiği veya kabul edildiği büyük önem taşır. Samimiyet ve hür akıl var ise, hatalar kalıcı ve tahripkâr olmaz. Bir daha anlatırsınız, bazı halleri ve durumları yeniden resmedersiniz; “Samimiyet ve hür akıl” sahipleri bundan er-geç etkilenir. Fakat samimiyet yok ise, çeşitli korkular ve şartlanmalar yüzünden akıl hür değil ise; söz bir noktadan sonra tükenir, gözler bir noktadan sonra körleşir. (Selim)
Uygulanacak Kararlar Alınmalı…
Her söz, her cümle, hemen uygulamaya geçecekmiş gibi bir sorumluluk ciddiyeti ile ifade edilmek gerekir. (Selim) Toplantıda uygulanacak kararlar alınmalı. Alınan kararlar muhakkak uygulanmalı. Uygulanmayacak kararlar alınmamalı ki, bu kararları uygulayanlar kararları uygularken arkalarına dönüp baktıklarında, kendilerini yapayalnız hissetmesinler. Problem çözücü davrandıkları halde problem çıkarıcı gibi algılanmasınlar.
Alınacak kararlar net, şeffaf olmalı ve katılımcılar tarafından tasdik görmeli. Tasdik görmese bile katılımcılar alınan kararlara inanmalı.
3.Sonuç:
“El ayağın çalışmasından memnun değilse sorumlu baştır.” (NİZAMİ)
Kurum yöneticileri başta olmak üzere, eğitim aktivitelerine katılan herkes, aklın rehberliğinde yürütülecek uzun soluklu mücadele yerine, alelacele verilen duygusal kararlara boyun eğmemeli. Son söyleyeceğini baştan söylemek, kimi zaman avantaj sağlasa da ileride eğitim adına yapılacak hamleleri de çoğu kez akim bırakır. Çünkü bugün verilecek doğru ve isabetli her karar kurumu zirvelere taşıyacaktır. Bunun için;
a. Her söz, her cümle, hemen uygulamaya geçecekmiş gibi bir sorumluluk ciddiyeti ile ifade edilmek gerekir. Her işin sonucu kendisine sorumluluk verilen öğretmenden sorulmalı. Gerekirse o işle ilgili sorumlu öğretmenden brifing alınmalı.
b. Toplantı sonucunda katılımcılar; imzalayacakları raporların, tutanakların sorumluluklarını da vicdanlarında taşımaları gerekiyor.
c. Toplantıda ciddi ve hassas meselelerde belirtilecek olan düşünce sonuçları, çözüm önerileri, alınan kararlar ve mesajları net ve şeffaf olmalı, berrak olmalıdır. Toplantı sonucunda alınan kararlar, üzerinde mutabakata varılan, uzlaşılan sonuçlar herkesi tatmin etmeli. Ortaya çıkan neticeler uygulamaya konulduğu takdirde, akabinde yeni toplantılara ihtiyaç göstermemeli. Alınan kararlar muhakkak uygulanmalı.
NOT: Bu yazı yazarımız Süleyman Çetinoğlu’nun ÇANTAMDAKİ NOTLAR adlı eserinden alınmıştır. Kitap ile ilgili detaylı bilgiye aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz…